CARÁCTER DE LA DENUNCIA: CONFIDENCIAL O ANÓNIMA

El Canal de Denuncias le permite formular comunicaciones anónimas y confidenciales.

En el supuesto que el denunciante opte por hacer una comunicación confidencial, la persona responsable de gestionar el Canal de Denuncias no revelará la identidad del denunciante a ningún otro integrante de la organización, a no ser que éste lo autorice expresamente.

No obstante, si posteriormente se abriese un proceso judicial, la identidad del denunciante podrá ser revelada si así lo dispone la Autoridad Judicial responsable de la investigación.

SALVAGUARDA DE LA BUENA FE

Las comunicaciones efectuadas por los denunciantes deben estar basadas en la buena fe y en el ofrecimiento de un contenido veraz. Dado que pueden existir hechos que tras la investigación se demuestre que no ocurrieron, ante cualquier duda es preferible – y recomendamos- que opte por comunicarnos sus sospechas.

No falta a la buena fe quien comunica una irregularidad que finalmente resulta no serlo o no puede ser debidamente probada. Sí falta a la buena fe quien comunica hechos que sabe que no son ciertos con el fin de perjudicar a otras personas o a la propia organización. Las comunicaciones mal intencionadas serán, conforme la legislación vigente, debidamente sancionadas.

DERECHO A LA INFORMACIÓN

En un plazo no superior a siete días se realizará acuse de recibo de la comunicación al denunciante y si del examen preliminar comprobamos que su comunicación no está comprendida dentro del alcance del Canal de Denuncias le informaremos del archivo de la comunicación y, en su caso, de la eliminación de sus datos personales.

Si del contenido de su comunicación se desprenden indicios de posibles infracciones, le informemos de la apertura y del estado del expediente, así como del resultado del mismo.

DERECHO A LA CONFIDENCIALIDAD DE LA DENUNCIA Y LA INVESTIGACIÓN.

La información recibida a través del Canal de Denuncias, así como la generada en fase de estudio e investigación, serán tratadas con la máxima confidencialidad, adaptándose por los Responsables del Tratamiento todas las medidas técnicas y organizativas adecuadas para salvaguardar la confidencialidad, tanto de la información como de las comunicaciones efectuadas en relación al uso del Canal de Denuncias.

DERECHO A LA PRESUNCIÓN DE INOCENCIA Y A LA DEFENSA DEL DENUNCIADO.

Se preservará la presunción de inocencia y el derecho de defensa del denunciado, facilitándole información suficiente, clara y concreta que le permita conocer los hechos que se le imputan, así como las circunstancias necesarias para facilitar el efectivo ejercicio de su derecho y, en su caso, la presentación de alegaciones y pruebas en contrario.

Así mismo, tendrá derecho a ser informado en el plazo máximo de un mes que se ha presentado una denuncia contra él, excepcionalmente tres meses si la investigación lo requiere.

• Riesgo por Tráfico ilegal de órganos: trasplante ilegal y trasplante ilícito consentido (art. 156 bis CP)
• Riesgo por Trata de seres humanos (art. 177 bis CP), prostitución, explotación sexual y corrupción de menores (arts. 187, 188, 189 CP)
• Riesgo por Delitos contra la intimidad y allanamiento informático (arts. 197, 197 bis y 197 ter CP)
• Riesgo por Estafas económicas (art 248.1 y 250 CP)
• Riesgo por Estafa informática (art. 248.2 a) y b) CP)
• Riesgo por Estafa inmobiliaria y contractual (art. 251 CP)
• Riesgo por Estafa de inversiones (art. 282 bis)
• Riesgo por Estafa de crédito (art. 248.2 c) CP)
• Riesgo por Frustración de la ejecución (alzamiento de bienes) (arts. 257, 258, 258 bis CP)
• Riesgo por Insolvencias punibles (arts. 259, 259 bis, 260 y 261 CP)
• Riesgo por Daños informáticos (arts. 264, 264 bis y 264 ter CP)
• Riesgo por Espionaje industrial y delitos de revelación de secretos (arts. 278, 279 y 280 CP)
• Riesgo por Delitos contra los consumidores (arts. 281, 282, 283, 284, 285 y 286 CP)
• Riesgo por Falseamiento de información financiera o contable (art. 282 bis CP)
• Riesgo por Corrupción en los negocios (arts. 286 bis, 286 ter y 286 quater CP)
• Riesgo por Corrupción deportiva (art. 286 bis 4 CP)
• Riesgo por Corrupción
• Riesgo por Receptación y blanqueo de capitales (art. 301 CP)
• Riesgo por Financiación ilegal de partidos políticos (art. 304 bis CP)
• Riesgo por Delitos contra la Hacienda Pública (art. 305, 305 bis, 306 y 310 CP)
• Riesgo por Delitos contra la Seguridad Social (art. 307, 307 ter, 308 CP)
• Riesgo por Delitos contra los derechos de ciudadanos extranjeros (art. 318 bis CP)
• Riesgo por Delito de prevención de riesgos laborales (art. 316 CP)
• Riesgo por acoso laboral y riesgos psicosociales (art. 15 y 16 de la LPRL)
• Riesgo por Delito urbanístico: construcción, edificación o urbanización ilegal (art. 319 CP)
• Riesgo por Delito ecológico (arts. 325, 326, 326 bis y 330 CP)
• Riesgo por Delitos relativos a la energía nuclear y a las radiaciones ionizantes (art. 343 CP) y de riesgo provocado por explosivos (art. 348 CP)
• Riesgo por Delitos contra la salud pública en la modalidad de práctica ilícita con medicamentos, productos sanitarios y adulteración de alimentos o de aguas potables (arts. 359, 360, 361, 362, 362 bis, 362 ter, 363, 364 y 365 CP)
• Riesgo por Tráfico de drogas (art. 368 y 369 CP)
• Riesgo por Dopaje deportivo (art. 362 quinquies CP)
• Riesgo por Falsedad de medios de pago (arts. 386 y 399 bis CP)
• Riesgo por Cohecho (arts. 424 y 427 CP
• Riesgo por Tráfico de influencias (arts. 429 y 430 CP)
• Riesgo por Organizaciones y grupos criminales (arts. 570 bis y ter CP) y financiación del terrorismo (art. 576 CP)
• Riesgo por Delito de contrabando (art. 2 LO 12/1995)

Los hechos denunciados deben de ser ciertos, por ello, el denunciante deberá asegurarse de que la información proporcionada en la denuncia es correcta.

A continuación, se procederá a su análisis pudiendo resultar del mismo su archivo o la apertura de un expediente, si de la denuncia resulta algún indicio de criminalidad, de incumplimiento de la normativa no penal o de la normativa interna de la entidad.

• Archivo de la denuncia

Si la denuncia resultara infundada, se procederá al archivo de la misma informando al denunciante. Los datos personales que puedan aparecer en la denuncia serán eliminados del canal.

• Apertura y tramitación del expediente

Si de la denuncia se desprendieran indicios sobre su fundamento, el despacho encargado de la llevanza del canal de denuncias informará de la apertura del expediente a la Dirección y a los Coordinadores de Cumplimiento interno y externos (gestores de incidencias).

Asimismo, dará traslado de la denuncia al denunciado en un plazo no superior a diez días hábiles para que éste formule, en su caso, las alegaciones oportunas en los tres días siguientes hábiles.

Durante la tramitación del procedimiento, el órgano de gobierno podrá adoptar, por propia iniciativa o a solicitud del instructor o de los coordinadores de cumplimiento, las medidas cautelares procedentes dirigidas al cese inmediato del incumplimiento normativo que se estuviese produciendo.

Con las debidas medidas de transparencia y confidencialidad, se iniciará el proceso de investigación cuya duración será de tres meses desde la recepción de la denuncia, plazo que podrá prorrogarse por otros tres meses más en caso de que la investigación requiera de diligencias de averiguación más complejas o que requieran mayores actuaciones.

Durante dicho período, se practicarán las pruebas necesarias para una eficaz investigación de los hechos (entrevistas a implicados, solicitud de documentos, obtención de información a través de otras personas o de fuentes externas, etc.)

Tanto el departamento o despacho encargado de la gestión como los coordinadores de cumplimiento de la entidad, tendrán las facultades suficientes para dirigirse a cualquier departamento o persona de la organización para obtener la información o documentación necesaria.

El proceso de investigación se llevará a cabo con el máximo rigor para comprobar la veracidad de los hechos, respetando la presunción de inocencia y los demás derechos que asisten a las personas denunciadas.

Concluida la investigación se emitirá un informe de conclusiones debidamente justificado en el que se propondrá al órgano directivo de la entidad alguna de las siguientes recomendaciones:

• El archivo de la denuncia si se comprueba que el incumplimiento normativo no se ha producido.

Las medidas correctoras o sancionadoras que procedan si resultase acreditado el incumplimiento normativo. Estas medidas, en función de resultado que haya arrojado la investigación y el expediente tramitado, pueden consistir en la imposición de alguna sanción de acuerdo con lo establecido en los manuales internos de la entidad (Código Ético, Manual de cumplimiento, etc) o en el traslado al juez o a la fiscalía de los hechos por su carácter penal, así como, en su caso, la adopción de las medidas preventivas que se estimen oportunas para evitar que incumplimientos similares se vuelvan a producir.

El denunciante deberá ser informado del resultado de la denuncia efectuada en un plazo de tres meses o en un plazo de seis meses, en caso de que se haya acordado la prórroga de este por razón de las investigaciones a efectuar, conforme a lo anteriormente señalado al respecto.

La entrada de datos es totalmente anónima, sin la necesidad de registro de ningún dato personal o asociado a la persona que solicita la tramitación de la denuncia.

Para el seguimiento el formulario genera de forma aleatoria y anónima una credencial (usuario y contraseña).

Como coordinadores de cumplimiento [CC] se establecen los siguientes perfiles:

• [CC-AP] Administrador de la plataforma soporte@misistemadegestion.cloud
• [CC-GC] Gestor de cumplimiento denuncias@isoclick.es

El coordinador de cumplimiento [CC-AP], procede a dar de alta el correspondiente tique con las credenciales generadas en el formulario de denuncia. De esta forma el denunciante tiene a su disposición de forma anónima el acceso del avance del proceso.

El [CC-AP], da traslado de la incidencia, dentro de los plazos protocolizados, al [CC-GC], quine va a iniciar el proceso dando cuenta para su publicación en la plataforma.

Toda la información que se genere y de interés para el seguimiento de intervención de la denuncia, de forma transparente, se recogerá en el correspondiente “tique” abierto.

Si por las evidencias aportadas u obtenidas en las primeras fases del proceso, se considerara, de gravedad los hechos, [CC-GC] procedería a dar traslado a los gabinetes jurídicos correspondientes o administraciones públicas competentes asociadas con la denuncia. E igualmente, registrando los elementos de interés en el avance del correspondiente tique.

Las conclusiones para el cierre del tique se dispondrán de acceso para su revisión y conformidad, permitiendo las alegaciones pertinentes.

En todo caso, y conforme al art 22.4 de la Ley de Protección de Datos, transcurridos tres meses desde la introducción de los datos, deberá procederse a la supresión de los mismos del canal de denuncias, salvo que la finalidad de la conservación sea dejar evidencia del funcionamiento del modelo de prevención de la comisión de delitos por la persona jurídica. Las denuncias a las que no se haya dado curso, solamente podrán constar de forma anonimizada, sin que sea de aplicación la obligación de bloqueo prevista en el artículo 32 de esta ley orgánica.

Transcurridos tres meses o seis en el caso de que la investigación se haya prorrogado conforme a lo señalado anteriormente, los datos podrán seguir siendo tratados, por el órgano al que corresponda la investigación de los hechos denunciados, no conservándose en el propio sistema de información de denuncias internas.

En cuanto a los derechos de cancelación y oposición de aquellos datos que resulten esenciales para el mantenimiento del canal, solo podrán ser ejercitados una vez se haya cerrado o archivado el caso relacionado con la comunicación remitida.

El acceso a los datos, en especial los de carácter personal obtenidos a través del Canal de Denuncias serán tratados con la máxima confidencialidad y, en concreto, el acceso a los mismos se limitará al coordinador de cumplimiento, conservándolos durante el tiempo imprescindible para decidir sobre la pertinencia de inicio de investigaciones. Transcurridos tres meses, procederá en todo caso la supresión de éstos.

Esta Política de privacidad explica qué información personal recopilamos cuando una persona utiliza el canal de denuncia digital y de qué manera la utilizamos. Garantizamos que cumplimos las regulaciones de protección de datos aplicables a través de las técnicas y medidas empresariales adecuadas.

Datos personales

El canal de denuncia se puede utilizar sin proporcionar datos personales. Sin embargo, las personas denunciantes también pueden comunicar sus datos personales como parte del proceso de denuncias, en particular su nombre y apellidos, país de residencia, número de teléfono o dirección de correo electrónico. La organización no solicita ni procesa ninguna categoría especial de datos personales como, por ejemplo, información sobre el origen racial o étnico, convicciones religiosas o ideológicas, afiliación sindical u orientación sexual. No obstante, debido a que hay campos de texto libres en el formulario de registro, usted podría divulgar voluntariamente esas categorías especiales. Las comunicaciones que se recogen a través del Canal de Denuncias pueden contener también datos personales de terceros a los que haga referencia en dicha comunicación. La organización, en cumplimiento de la normativa de protección de datos informará a dichas personas, cuando corresponda, que se ha recibido una comunicación que hace referencia a las mismas y que tienen derecho a ser escuchadas y hacer alegaciones al respecto. En cualquier caso, y en la medida que lo permita la ley, la persona afectada no recibirá ningún dato relativo a la identidad de las personas denunciantes.

Finalidad y base jurídica del procesamiento

Las comunicaciones con los denunciantes se realizarán a través del canal de denuncia digital. La confidencialidad de la información que proporcionan los denunciantes es la mayor prioridad para la organización. Procesaremos los datos personales sobre la base del consentimiento que confirmó al comunicar sus datos al canal de denuncia digital (artículo 6, párrafo 1, letra a, Reglamento General de Protección de Datos, RGPD). Además, procesamos los datos personales siempre y cuando sea necesario para el cumplimiento de obligaciones legales. En particular, esto incluye denuncias de hechos relevantes sobre derecho penal, leyes de competencia o derecho laboral (artículo 6, párrafo 1, letra c, RGPD).

Por último, los datos personales se procesarán si fuera necesario para salvaguardar los intereses legítimos de la organización o de un tercero (artículo 6, párrafo 1, letra f, RGPD). Tenemos un interés legítimo en el procesamiento de datos personales con el fin de evitar y detectar infracciones dentro de la organización, para verificar la legalidad de los procesos internos y para proteger la integridad de la organización.

Si se proporcionan datos personales de categorías especiales, los procesaremos según su consentimiento (artículo 9, párrafo 2, letra a, RGPD).

Además, usamos los datos personales de manera anónima para fines estadísticos. En ningún caso se van a pretender utilizar los datos personales con otros objetivos que no sean los mencionados anteriormente. De lo contrario, solicitaremos su consentimiento previo.

Implementación técnica y seguridad de los datos

El canal de denuncia digital incluye una opción para comunicación anónima a través de una conexión cifrada. Cuando utilice el canal de denuncia digital, su dirección IP y ubicación actual no se almacenarán en ningún momento. Después de enviar el mensaje, recibirá sus datos de acceso al buzón de correo del canal de denuncia digital para que pueda seguir comunicándose con nosotros de forma segura.

Mantenemos unas medidas técnicas apropiadas para garantizar la protección de datos y su confidencialidad. Los datos que proporcione se almacenarán en una base de datos con protección especial. Transferimos sus datos personales al coordinador de cumplimiento externo siguiendo los criterios descritos más arriba para la implementación técnica. Con este fin, hemos establecido un acuerdo de procesamiento de datos con coordinador de cumplimiento externo para garantizar la protección de estos.

Duración del almacenamiento

Almacenamos datos personales solo durante el tiempo que sea necesario para el procesamiento de su mensaje o mientras tengamos un interés legítimo en el almacenamiento de su información personal. Además, es posible que sus datos personales se almacenen si así lo requiere la legislación europea o nacional, para satisfacer obligaciones legales, como las obligaciones de almacenamiento. Finalizada la necesidad o extinguida el interés legítimo, los datos personales se eliminarán, bloquearán o se garantizará su anonimato.

Derechos de las personas denunciantes y denunciadas

Si se han proporcionado datos personales, se dispone del derecho a la información, corrección y eliminación de sus datos. También puede restringir su procesamiento o solicitar que se transfiera a otro órgano encargado. Asimismo, se tiene derecho a negarse al procesamiento de sus datos personales en cualquier momento por motivos que se deriven de su situación particular. Se tiene derecho a retirar su consentimiento en cualquier momento. La retirada de su consentimiento no afecta a la legalidad del procesamiento llevado a cabo sobre la base de ese mismo consentimiento antes de retirarlo. El denunciante y usuario del canal de denuncias, acepta estos derechos al informar a la persona responsable o a nuestro responsable de protección de datos mencionado más arriba. Si ha confirmado su derecho a la corrección, eliminación o restricción del procesamiento, la organización está obligada a informar a todos los destinatarios a los que hemos divulgado los datos personales relativos a usted de esta corrección, eliminación de datos o restricción del procesamiento, a menos que se pruebe que sea algo imposible o que implique un esfuerzo desproporcional. Si solicita, se informará de quiénes son estos destinatarios.

Por último, sin perjuicio de cualquier procedimiento administrativo o judicial, tiene derecho a quejarse ante las autoridades competentes, en particular en el Estado Miembro de su país de residencia, lugar de trabajo o ubicación de la presunta infracción, si piensa que el procesamiento de sus datos personales no se ha producido de conformidad con el RGPD.

El denunciado tendrá derecho al ejercicio que los arts. 15 a 22 del RGPD otorgan al interesado, si bien:

• El derecho de acceso no comprenderá los relativos a la identidad del denunciante y de otras personas afectadas por el procedimiento iniciado.

No procederá la oposición, rectificación ni cancelación de datos personales durante la tramitación del procedimiento de estudio e investigación de las denuncias presentadas.